O conceito de “estratégia” é advindo dos cenários de guerra e surgiu em meados dos anos 60 como a melhor maneira de se estabelecer e implementar uma estratégia que aumentaria a competitividade de cada unidade de negócio. Com isso queremos, aqui, debater resumidamente esta grande ferramenta para o sucesso de uma organização.
O sentido de Planejamento Estratégico, ou mesmo o conceito mais amplo de Estratégia sempre estiveram presentes na atividade empresarial, ainda que de forma mais simples e não sistemática. Mesmo na época em que a economia era menos complexa e a facilidade de colocação dos produtos no mercado era maior, fica difícil de imaginarmos que os empresários deixassem de fazer algum tipo de análise sobre o futuro, ou que evitassem conhecer mais a fundo a natureza de seus negócios, pois afinal, não há forma melhor para definirmos os conceitos de Estratégia Empresarial e Planejamento Estratégico do que:
– Conhecer a natureza do próprio negócio e as potencialidades dos mercados e da empresa;
– Procurar visualizar o futuro e se preparar para enfrentá-lo;
– Saber detectar ameaças e oportunidades, e assim encontrar saídas viáveis.
Ou seja, planejamento estratégico se tornou o processo de seleção dos objetivos de uma organização. É a determinação das políticas e dos programas estratégicos necessários para se atingir objetivos específicos rumo à consecução das metas e o estabelecimento das ações e métodos necessários para assegurar a execução das políticas e dos programas estratégicos.
Planejamento estratégico é o processo de planejamento formalizado e de longo alcance empregado para se definir e atingir os objetivos organizacionais.
Podemos citar, entre as muitas existentes, as seguintes vantagens:
- Alocação clara e transparente dos recursos financeiros, materiais e humanos da empresa para ações que foram previamente analisadas, discutidas e definidas;
- Comprometimento dos funcionários com ações, metas e objetivos dos quais eles participaram na fase de levantamento de dados, geração de ideias e finalização;
- Conhecimento mais profundo dos pontos fortes e fracos da empresa bem como das ameaças e oportunidades oferecidas pelo mercado no qual ela atua;
- Estabelecimento de indicadores de desempenho voltados para metas e objetivos mais claros, precisos e sólidos;
- Possibilidade de correções de decisões, mediante a existência de objetivos bem definidos e de indicadores de desempenho;
- Início ou continuidade de uma cultura voltada para o próprio planejamento, tornando os funcionários mais motivados por um ambiente de trabalho mais profissional;
- Maior engajamento dos funcionários por demonstrar a importância de suas opiniões, a necessidade de suas ações e o reconhecimento por sua colaboração real nos objetivos e metas traçados por meio de um regime de mérito.
Condições para a Elaboração do Planejamento
– O nível de precisão e detalhamento deve ser reduzido, pois o que se busca é a capacidade de ação rápida.
– O diagnóstico da atual situação da empresa frente ao ambiente externo assim como a identificação das ameaças e oportunidades deverão ser o ponto de partida para que se atinja a formulação tanto de objetivos como dos planos táticos.
– O objetivo de atingir sempre índices crescentes de participação de mercado (Market Share) deve ser analisado sob um novo prisma, pois não há relação necessária entre lucratividade e participação de mercado. – O processo de planejamento deverá ser descentralizado.
– Não iniciar o processo pela formalização do Planejamento, já que esta sempre deverá ser resultante.
– Começar pelo fim e verificar o que será preciso para chegar lá.
– Sempre planejar com eventos. Os caminhos para atingir os objetivos devem ser mensuráveis. – Não é indicado estabelecer objetivos que não possam ser monitorados.
– Planejar em módulos, certificando-se sempre de que os resultados foram atingidos antes de iniciar a implementação de outro módulo.
– Assegurar o tempo necessário para cada evento.
– Entender que o desenvolvimento de uma estratégia em si não é suficiente para determinar o sucesso de uma empresa.
– A estrutura deverá ser ajustada ao Plano formulado.
Há muitas metodologias que podem ser usadas e aplicadas pelas empresas para a elaboração de seus planejamentos. Portanto, cada uma delas deve ser estudada, analisada até que se possa ter uma ideia firme e concreta a respeito de qual delas é mais apropriada para a natureza do negócio/empreendimento. Porém, vamos nos manter focados no objetivo de apresentar um visão geral do tema e mostraremos quais são as etapas mais comuns ao se elaborar um planejamento estratégico.
Passo número 1: DIAGNÓSTICO
Reunir toda a equipe de trabalho é uma boa forma de levantar informações cruciais que irão abastecer a criação dos planos. Nesse momento, teremos a oportunidade de se debater quais são as forças e fraquezas do ambiente interno da organização e as oportunidades e ameaças que o mercado apresenta e/ou oferece. Esta metodologia, inclusive, é conhecida como análise SWOT. É uma sigla em inglês que significa Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, ou em bom português: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Por isso, em português seu nome vira F.O.F.A.
Nessa fase serão necessárias não apenas reuniões com os colaboradores, mas também com os fornecedores. Também é importante obter pesquisas que tenham sido realizadas com clientes e de dados do mercado em que a empresa atua(ou quer atuar), para que haja uma base de informações bem sólida que se transformará em um dos alicerces do planejamento estratégico.
Passo número 2: DEFINIÇÃO DA FILOSOFIA E DAS DIRETRIZES ESTRATÉGICAS
Caso a empresa ainda não possua é imprescindível definir a Missão, a Visão e os Valores. Isso é essencial para que todos os públicos que estão envolvidos (os famosos Steakholders) – funcionários, clientes, fornecedores, concorrentes, sindicatos, instituições legais, e governo – estejam conscientes a respeito de como a empresa funciona. Também, com eles, fica claro de que forma a empresa lida com os serviços que presta e/ou produtos que oferece. Aqui é importante também construir o Mapa Estratégico com as Perspectivas e os Objetivos Estratégicos.
Passo número 3: DEFINIÇÃO DE METAS E INDICADORES
Esse é o passo em que o planejamento vai ganhar uma “cara” mais robusta e definida.
A definição das Metas para a empresa irá oferecer uma ampla possibilidade de indicadores. Ao criá-los, os indicadores ser tornaram as ferramentas que permitirão o monitoramento das metas estabelecidas.
Por exemplo: a partir do momento em que a empresa tenha uma meta a ser alcançada, como um determinado valor de faturamento, o indicador a ser monitorado será o próprio faturamento.
Devemos também classificar os indicadores em estratégicos, táticos e operacionais e relacioná-los aos objetivos estratégicos.
Passo número 4: PROJETOS E PROCESSOS
Essa fase se equivale a momentos finais de uma cirurgia, tamanha e a importância de sua realização, pois tudo que foi feito anteriormente poderá ter sido em vão, caso aqui não se criem planos coerentes com tudo feito até o momento.
Estamos falando da definição dos Planos de Ação, podendo eles ser projetos ou processos. Eles são a parte do planejamento que irá tornar viável a conquista dos objetivos estratégicos.
Além de detalhar as ações que serão executadas, devemos deixar explícito também as previsões de datas de implementação e quais funcionários serão os responsáveis por elas.
Importante entender também que cada um desses projetos e processos deve ser vinculado aos objetivos estratégicos. É também importante a definição da ordem de prioridades com a qual eles serão executados.
Passo número 5: CONTROLE E GESTÃO
Aqui já está claro que o planejamento estratégico não terá sua conclusão assim que as ações definidas foram colocadas em prática.
O processo é cíclico e não termina nunca, o que significa que depois da implantação entra o controle do que foi implementado e a gestão das ações previamente definidas.
Para que esse controle se torne realmente efetivo e eficiente uma boa medida é a de realizar reuniões periódicas de avaliação e acompanhamento de todo o planejamento, incluindo das metas, projetos e processos. É nessa fase que os KPI’s entrarão em cena de uma maneira bastante maciça, pois serão eles que funcionarão como uma espécie de “bússola” para a organização chegar ao destino final que são seus objetivos.
Outra medida bastante importante é a revisão ou, caso seja necessário, redefinição periódica da análise SWOT, dos objetivos estratégicos, das metas bem como dos planos de ação. Uma vez que a partir do momento em que eles já não se apresentam como soluções positivas para se atingir os objetivos, significa que é hora de recomeçar.